Software Akuntansi / Accounting Software

Menjalankan bisnis atau memiliki software accounting yang tidak memadai seperti membangun rumah diatas api unggun, tapi tidak mengindahkan memasang alarm kebakaran. Banyak usaha kecil, cepat atau lambat akan mengalami kesulitan, ini adalah fakta kehidupan bisnis. Waktu dan bagaimana krisis-krisis tersebut terkait adalah hal kritikal baik untuk kesuksesan dan daya tahan bisnis. Mengingat laporan keuangan usaha merupakan area penting yang sering terlewatkan oleh manajemen perusahaan kecil dan menengah, maka setiap usaha harus mempersiapkan akun keuangan. Akun keuangan tersebut bisa dibuat secara manual atau menggunakan software akuntansi. Tujuan utama membuat akun ini untuk memenuhi persyaratan perpajakan dan bukan kontrol keuangan dan manajemen bisnis.

Saat neraca berbasis tahunan disiapkan, manajemen keuangan usaha sehari-hari dikurangi sesuai dengan saldo bank. Saat saldo bank mencapai level kritis, usaha kecil akan bereaksi tapi tindakan yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah mungkin akan semakin akut selama beberapa bulan. Tindakan awal selalu yang terbaik. Dengan menggunakan software accounting dan kontrol finansial, menawarkan usaha kecil menengah tidak hanya sistem peringatan awal tapi juga mengindikasikan kapan tindakan manajemen dilakukan. Neraca keuangan harus disiapkan oleh usaha kecil menengah setiap bulannya untuk memelihara kontrol finansial. Software accounting sederhana bisa menghasilkan akun pendapatan dan pengeluaran yang mencukupi banyak usaha kecil yang sudah memiliki pengetahuan keuangan bisnis yang memadai. Jenis software akuntansi lainnya bisa membuat neraca dan dengan neraca nilai kreditor, debitor, saldo bank dan aset bisa diketahui.

Di perusahaan yang lebih besar, neraca keuangan akan lebih rumit dan memberikan analisa diseluruh area bisnis. Dalam siklus finansial usaha ada beberapa jenis saat sales tumbuh dan ketika sales menurun. Jumlah yang dimiliki oleh konsumen disebut dengan debitor dan saldo debitor meningkat seiring dengan perputaran sales tapi bisa juga berubah sesuai dengan efisiensi sistem kontrol keuangan dan kontrol kredit yang diterapkan. Pergerakan saldo debitor merupakan potensi dampak keuangan yang kritis terhadap likuiditas usaha. Pergerakan keseluruhan saldo debitor dari hari ke hari tidak selalu jelas dan hanya akan memberikan total spesifik di akhir bulan dimana saldo debitor bisa dilihat dan dipertanyakan untuk memelihara kontrol keuangan. Keteledoran dalam prosedur kontrol kredit harus diselesaikan di tahap paling awal untuk menghindari dampak keuangan yang serius dalam bisnis. Pengeluaran pembelian juga meningkat dan menurun, serta saldo kreditor bisa bertambah dan berkurang. Ada kecenderungan dalam bisnis untuk tidak membuat profit yang mencukupi karena saldo kreditor yang meningkat saat waktu untuk membayar suplier diperpanjang. Tindakan demikian mungkin perlu dan merupakan reaksi yang alami, tapi penyebab sesungguhnya harus diperhatikan, penyebab yang mengakibatkan tidak tercukupinya level keuntungan.

Neraca laba rugi bagi perusahaan kecil dan menengah tidak bisa dilihat sebagai administrasi yang memusingkan, tapi merupakan alat yang penting dalam manajemen keuangan dan mengendalikan bisnis. Neraca laba-rugi bulanan yang dihasilkan oleh software Accounting harus ditinjau sebagai pemeriksaan kesehatan keuangan dalam bisnis. Neraca laba dan rugi akan menunjukkan perputaran penjualan dan daftar pengeluaran pembelian yang menghasilkan total laba atau rugi dalam satu tahun. Dengan membandingkan tren finansial bulan terbaru dengan bulan sebelumnya, kinerja menjadi tidak jelas. Ini merupakan fungsi penting software akuntansi untuk memberikan angka nyata yang akan mengindikasikan dimana tindakan diperlukan. Software akuntansi memelihara informasi keuangan yang dimasukkan yang memungkinkan pengawasan sales dan dampak promosi sales dan marketing bisa dilihat melalui angka yang nyata. Pola pergerakan biaya bisa dilihat. Angka yang dihasilkan oleh software akuntansi bisa memberikan dasar tindakan manajemen untuk meningkatkan kontrol keuangan atau mengambil keputusan manajemen untuk meningkatkan sales atau mengurangi biaya.

Dengan menggunakan accounting software untuk meninjau keuangan bisnis sehari-hari memberikan peluang baik untuk pertumbuhan sales dan level profit yang lebih tinggi tapi juga memberikan peringatan awal jika terjadi masalah dalam bisnis. Akun laba dan rugi serta neraca adalah alat yang menentukan kelengkapan fungsi akuntansi untuk mencapai kontrol finansial usaha dan menghasilkan kinerja finansial yang diinginkan. Ketiadaan sistem software akuntansi yang memadai atau hanya digunakan untuk tujuan pajak sekali dalam setahun meninggalkan kinerja bisnis pada intuisi manajemen dan tidak terukur.

Jika Anda penggemar olahraga dan manajemen tim Anda suka menerka-nerka, maka ini membuat Anda tidak happy. Seorang pelompat jauh berlatih setiap hari dan dia yakin bisa meloncat dengan baik tapi tidak pernah mengukur loncatannya atau menganalisa kondisi fisiknya, jadwal latihan, kecepatan lari. Maka tidak mengejutkan jika ada atlet lain dengan kemampuan yang sama yang memonitor tingkat kemampuannya, berlatih berlari dan teknik meloncat dan mengukur setiap loncatan akan meloncat yang paling jauh saat pertandingan.

Begitu juga dengan software akuntansi dan kontrol finansial yang teratur. Jika angka yang dihasilkan berbasis bulanan, angka bisa dianalisa dan kinerja finansial yang meningkat akan mengikutinya, tapi yang terpenting adalah masalah bisnis bisa segera diketahui dan diperbaiki sebelum menjadi parah.

Oleh: Terry Cartwright,

Sumber: www.diyaccounting.co.uk