Software Akuntansi / Accounting Software

Banyak orang yang beranggapan bahwa membeli software ibarat membeli kucing dalam karung. Kita tidak tahu apa yang akan kita dapat sampai kita membeli dan mencobanya. Disamping itu dibutuhkan biaya yang besar dan waktu yang signifikan untuk mengimplementasikan software. Kegagalan bukanlah suatu pilihan. Tidak jarang implementasi Accounting Software berujung pada kegagalan. Hal-hal inilah yang menyebabkan perusahaan sangat berhati-hati dalam memilih Accounting Software yang tepat.

KENALI KEBUTUHAN

Kebutuhan akan Accounting Software bermula dengan timbulnya kebutuhan yang tidak dapat diakomodir oleh sistem yang sudah ada. Hal ini biasanya ditandai dengan timbulnya keterbatasan atau inefisiensi dalam menjalankan berbagai bisnis proses perusahaan. Contoh-contoh keterbatasan yang sering timbul antara lain:

1. Keterlambatan dalam menerbitkan laporan keuangan.
2. Pencarian dan kompilasi data yang kompleks dan memerlukan waktu yang lama sehingga menghambat proses pengambilan keputusan.
3. Data dari berbagai departemen yang tidak match satu dengan yang lainya, karena masing-masing mencatat sesuai kebutuhannya. Artinya banyak terjadi duplikasi pencatatan sehingga tidak efisien.
4. Lemahnya sistim kontrol keuangan.

MENYUSUN REQUIREMENT LIST

Untuk dapat menjadi pedoman dalam memilih Accounting Software yang tepat, kebutuhan tersebut dijabarkan menjadi requirement list, yang menjelaskan mengenai hal apa saja yang dibutuhkan atau ekspektasi agar kebutuhan-kebutuhan dapat tercapai. Requirement list disusun dengan melakukan analisa secara menyeluruh bisnis proses perusahaan.

Akan tetapi penyusunan requirement list tidaklah mudah. Dibutuhkan pemahaman akan bisnis proses dan pengalaman yang cukup serta keahlian untuk merumuskan dengan baik sebagai seorang ahli sistem. Oleh karena itu, seringkali perumusan requirement list dilakukan dengan bantuan consultant yang berpengalaman. PT. Cipta Kreasi Dinamika menyediakan jasa untuk membantu menyusun requirement list jika perusahaan mengalami kesulitan.

MAKE OR BUY

Setelah requirement list disusun, artinya kita mengetahui jenis Accounting Software yang dibutuhkan. Software dapat diperoleh dari dua sumber, yaitu Taylor Made Software atau membeli Accounting Software

EVALUASI

Untuk mendapatkan Accounting Software yang tepat adalah dengan membandingkan antara requirement list dengan fitur yang ada pada software. Jika masih belum yakin, maka dapat dilakukan Conference Room Pilot (CRP) yaitu dengan menggunakan data sebenarnya mencoba software dalam satu siklus bisnis proses, misalnya proses penjualan yang dimulai dengan pembuatan sales order, kemudian delivery order sampai pembuatan invoice yang kemudian update pada piutang dagang dan otomatis menciptakan jurnal penjualan.

MEMILIH SOFTWARE YANG TEPAT

Tahap ini adalah tahap yang kritikal yaitu harus memutuskan software yang tepat dan sesuai dengan requirement list. Jika terdapat ketidaksesuaian namun dapat diakomodasi dengan work around maka software tersebut layak dipilih. Di samping kesesuaian dengan requirement list, perlu diperhatikan juga:

1. Software haruslah reliable, teruji dan mudah digunakan.
2. Vendor profile, yaitu mengenai client vendor list untuk melihat client yang telah berhasil menggunakan software ini dan perlu kejelasan mengenai implementasi software.

PT. Cipta Kreasi Dinamika memiliki Implementation Step, yang akan menuntun implementasi agar berjalan sesuai dengan schedule yang telah ditetapkan. Pada saat implementasi, client bekerjasama dengan consultant PT. Cipla Kreasi Dinamika yang memiliki integritas, dapat diandalkan dan berpengalaman sehingga dapat sharing best practice.

Sumber informasi di atas, dapat diperoleh melalui referensi client vendor.